Khám phá các ngạch của Supply Chain Management – (Phần 2)

Như vậy, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về 2 ngạch Planning và Procurement trong Khám phá các ngạch của Supply Chain Management – (P1). Vậy điều gì đang chờ đón bạn trong phần 2 – vén màn Manufacturing và Distribution? Hãy cùng nhau khám phá thôi nào.

Manufacturing – Xây Dựng Linh Hồn Sản Phẩm

Nhắc đến Sản Xuất là nhắc đến giá trị đích thực, tinh hoa cốt lõi của sản phẩm mà nhà sản xuất muốn trao đến tay người dùng. Có thể nói Manufacturing là hoạt động quan trọng nhất trong toàn bộ chuỗi cung ứng, nó là sự kết hợp của hai công đoạn trước ( Planning – Procurement) và là công đoạn “thật” giúp cho doanh nghiệp tạo ra lợi nhuận cho chính mình.

Hoạt động sản xuất gồm 3 hoạt động chính: Thiết kế sản phẩm; Lập quy trình sản xuất; Quản lý phương tiện và hoàn thiện sản phẩm.

Để hiểu rõ hơn về khâu sản xuất, chúng ta hãy cùng nhau quay lại Nhà máy của Công ty A chuyên cung cấp gạo ở bài viết trước. Vậy quy trình tạo ra những bao gạo được đóng gói cụ thể như thế nào:

• Thiết kế sản phẩm: Từ khâu khảo sát thị trường tiêu dùng, công ty A sẽ đáp ứng nhu cầu tiêu thụ gạo của khách hàng bằng cách thiết kế, chọn lựa những đặc tính, tính chất (lý tính, hóa tính), bao bì,… cho Sản phẩm gạo của mình. Tùy thuộc vào sự đa dạng nhu cầu, công ty sẽ thực hiện thiết kế nhiều loại sản phẩm khác nhau.
• Lập quy trình sản xuất: Sau khi có được danh sách những loại gạo, bao bì cần thiết kế, Công ty A sẽ tính toán thời gian, giai đoạn sản xuất sao cho thỏa mãn mức kinh phí đề ra đồng thời vẫn đáp ứng kịp thời cho nhu cầu của khách hàng.
• Quản lý phương tiện và hoàn thiện sản phẩm: Nếu ở 2 giai đoạn trên mang tính chất lý thuyết thì giai đoạn cuối cùng của khâu sản xuất – lúc những sản phẩm Gạo được hình thành là lúc mọi kế hoạch được thực hiện: Sau khi thu hoạch lúa tại cánh đồng mẫu lớn, lúa được vận chuyển về nhà máy sấy khô -> Lưu trữ bảo quản lúa mới sấy ở nơi khô thoáng để tiến hành xay xát theo quy trình từ đó loại bỏ sạn đá và phân loại các phụ phẩm như tấm, trấu, cám để tiến hành sản xuất khác như củi trấu, trấu viên hay cám nguyên liệu -> Gạo đã xây xát được băng tải chuyển về nhà máy tách màu theo từng loại giống để xử lý cho ra chất lượng hạt gạo màu đẹp và đồng đều theo yêu cầu của khách hàng -> tiến hành chuyển gạo về nhà máy lau bóng để tăng cường độ bảo quản và làm cho hạt gạo sáng bóng hơn. Quá trình này, công ty có những giám sát viên theo dõi sát sao quá trình hoàn thiện sản xuất, phương tiện máy móc,…

Để khâu sản xuất được vận hành tốt tiến độ, doanh nghiệp luôn rất chờ đón những nhà quản lý sản xuất đầy tài năng, có tinh thần trách nhiệm cao. Ví dụ, quản lý viên công ty A ở trên sẽ đảm nhận các đầu việc như: Đánh giá năng lực sản xuất; Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu; Quản lý quá trình sản xuất; Quản lý chất lượng sản phẩm. Đó đều là những công việc đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và sự bền bỉ, quyết tâm. 

Vậy Các kỹ năng nghề nghiệp cần có của một quản lý sản xuất giỏi là gì?

• Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức sản xuất: Người quản lý sản xuất giỏi phải có kế hoạch tổ chức sản xuất hợp lý nhất, có tính khoa học, tính chính xác và tính khả thi nhằm đạt được hiệu quả cao trong công việc.
• Kỹ năng định mức và áp dụng mức lao động cho từng bộ phận sản xuất: Áp dụng định mức lao động chính xác cho từng bộ phận, tránh gây ra những ảnh hưởng đến tiến độ, dây chuyền làm việc của cả đội sản xuất.
• Hoạch định được lịch trình sản xuất: Cần có kỹ năng sắp xếp phù hợp nhất, linh hoạt nhất dựa trên tính chất và đặc trưng của từng công việc, yêu cầu của từng giai đoạn cụ thể để mỗi bộ phận có thể thực hiện thuận lợi và hiệu quả công việc.
• Thúc đẩy và tạo động lực cho nhân viên: Người quản lý sản xuất cần có sự theo dõi và đánh giá chính xác hiệu quả công việc của nhân viên. Từ đó xây dựng những chế độ đãi ngộ, khen thưởng hợp lý nhằm thúc đẩy hiệu suất làm việc. 

Distribution (Logistic) – Hành trình chạm tới khách hàng.

Sau khi sản phẩm hoàn thiện, giai đoạn cuối cùng của chuỗi cung ứng chính là phân phối sản phẩm (Distribution), hay còn gọi là Logistic bao gồm việc lưu trữ và di chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát là công ty tới khách hàng. Quản trị logistics là một phần của quản trị chuỗi cung ứng bao gồm việc hoạch định, thực hiện, kiểm soát việc vận chuyển và dự trữ hiệu quả hàng hóa, dịch vụ cũng như những thông tin liên quan, đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Hoạt động của quản trị logistics cơ bản bao gồm quản trị vận tải hàng hóa xuất và nhập, quản lý đội tàu, kho bãi, nguyên vật liệu, thực hiện đơn hàng, thiết kế mạng lưới logistics, quản trị tồn kho, hoạch định cung/cầu, quản trị nhà cung cấp dịch vụ thứ ba. Ở một số mức độ khác nhau, các chức năng của logistics cũng bao gồm việc tìm nguồn đầu vào, hoạch định sản xuất, đóng gói, dịch vụ khách hàng.

Vậy để mô hình hóa cụ thể hơn về công việc của những nhân viên Distribution, chúng ta cùng nhau quay trở lại Công ty A chuyên sản xuất gạo. Công việc của họ tổng quan qua các hoạt động sau:

• Quản lý đơn hàng: Quản lý đơn hàng của khách hàng về số lượng gạo, thời gian, địa điểm… mà khách hàng cần.
• Lập lịch biểu giao hàng: Lập lịch giao hàng, tối ưu hóa quãng đường để giảm chi phí vận chuyển nhất có thể, đáp ứng nhu cầu khách hàng theo đúng thời gian quy định trong hợp đồng.
• Quy trình trả hàng: Đối với những sản phẩm gạo bị hư hỏng, công ty phải bố trí để chuyên chở gạo về để tiến hành xử lý lại.

Distribution (Logistic) là một trong những lĩnh vực đòi hỏi nguồn nhân lực chất lượng cao và còn khá mới mẻ tại Việt Nam. Vì vậy, cơ hội việc làm ở lĩnh vực này cũng rất đa dạng và phong phú. Sau đây là những vị trí phổ biến của Ngành Logistic mà các bạn không nên bỏ lỡ.

• Nhân viên vận hành kho (Warehouse staff)
• Công việc cụ thể: Nhận đơn của khách và sắp xếp lịch vận chuyển hàng; Xếp lịch các tuyến giao hàng khoa học, hợp lý, đúng thời hạn và tiết kiệm chi phí; Quản lý hoạt động điều vận, bốc xếp và giao nhận hàng hóa; Hướng dẫn, giám sát công tác kiểm tra số lượng, chất lượng hoàng hóa từ khi xuất kho cho đến khi tới tay khách hàng; Quản lý lưu chuyển hóa đơn, chứng từ
• Kỹ năng cần có: khả năng phân tích, tổng hợp, lập kế hoạch và giám sát công việc, sự cẩn thận, tác phong làm việc khoa học, có tinh thần trách nhiệm, sử dụng thành thạo các phần mềm máy tính văn phòng …
• Nhân viên kinh doanh
• Công việc cụ thể: Nhân viên kinh doanh cung cấp các thông tin cần thiết và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty; Duy trì lượng khách hàng vốn có bằng cách giữ liên lạc thường xuyên, cập nhật chính sách, ưu đãi mới; Mở rộng tập khách hàng bằng cách quảng bá dịch vụ, chăm sóc khách hàng mới; Phụ trách hỗ trợ, giám sát khi có vấn đề phát sinh để đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất tới tay khách hàng
• Kiến thức cơ bản về bán hàng (sales), hàng hải. Đồng thời bạn cũng nên bổ sung kỹ năng: xử lý tình huống, giao tiếp, kiên nhẫn và tinh tế trong các tình huống.
• Nhân viên chứng từ (Document staff)
• Công việc cụ thể: Soạn thảo, xử lý các chứng từ xuất nhập khẩu: hợp đồng, vận đơn, hóa đơn, lệnh giao hàng, giấy báo hàng đến… Chuẩn bị bộ chứng từ khai hải quan, xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận chất lượng, các công văn, tờ trình cho các bên liên quan; Liên hệ với khách hàng, phối hợp với bộ phận hiện trường làm thủ tục thông quan hàng hóa; Lưu trữ hồ sơ, chứng từ.
• Kiến thức chuyên môn liên quan đến thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa, chạy lệnh. Kỹ năng: ngoại ngữ tốt, thành thạo tin học văn phòng, giao tiếp và xử lý tình huống linh hoạt, tỉ mỉ và có trách nhiệm
• Chuyên viên thu mua (Purchasing staff)
• Công việc cụ thể: Lập kế hoạch, lên danh sách ưu tiên cho các hoạt động thu mua, làm việc trực tiếp với phòng kế hoạch và sản xuất; Đánh giá kế hoạch đặt hàng, đưa ra yêu cầu và quản lý quá trình mua hàng; Cung cấp thông tin, văn bản cần thiết cho nhà cung cấp; Theo dõi tình trạng đơn hàng, ứng phó kịp thời với các sự cố; Theo dõi đơn đặt hàng, xác nhận thời gian sản xuất, thời điểm giao hàng, chi phí,..
• Kiến thức thực tế về thông tin và giá cả của hàng hóa, nguyên vật liệu trên thị trường. Kỹ năng: quản lý tài chính, hiểu biết cơ bản về thị trường, kỹ năng giao tiếp và đàm phán, sự sáng tạo, khả năng duy trì các mối quan hệ…
• Nhân viên hiện trường (Operation staff)
• Công việc cụ thể: Khai báo cho hải quan tại cảng; Theo dõi quá trình đóng, xếp hàng trực tiếp tại kho; Phối hợp với các bộ phận khác để tiếp nhận chứng từ và giao hàng cho khách hàng đúng thời hạn thỏa thuận; Báo cáo chi tiết công việc cho phụ trách bộ phận và ban giám đốc
• Kiến thức cơ bản về thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa, chạy lệnh, có kinh nghiệm trong việc thông quan hàng hóa. Kỹ năng: giao tiếp tiếng Anh tốt, khả năng giao tiếp, xử lý tình huống tốt, làm việc nhóm cũng như độc lập tốt, biết cách quản lý thời gian, công việc khoa học…

Như vậy, Hành trình khám phá các ngạch của Supply Chain Management cũng kết thúc tại đây. Hy vọng, trải nghiệm tại HRC Skill bạn đọc đã phần nào có được cái nhìn tổng quan về quản lý chuỗi cung ứng. 

Các bạn có thể đón đọc các bài viết cùng chủ đề tại đây:

Các mô hình phổ biến trong Supply Chain – Bạn đã biết? P1

Các mô hình phổ biến trong Supply Chain – Bạn đã biết? P2

Xu hướng Digital Supply Chain Transformation – Cơ hội nào cho bạn?

Logistics và Supply Chain Management – Chìa khóa khác biệt nằm ở mục đích