Khám phá các ngạch của Supply Chain Management - (P1)

Khám Phá tổng quan Supply Chain Management

Trong những năm gần đây, Supply Chain Management (SCM) trở thành một từ khóa thu hút rất nhiều lượt tìm kiếm đặc biệt là đối với thế hệ trẻ đầy tiềm năng của thế kỷ 21: Ngành hot có nhiều cơ hội việc làm, cần nguồn nhân lực dồi dào, doanh nghiệp ngày càng đạt được lợi nhuận cao, vượt xa các đối thủ cạnh tranh trong ngành với hệ thống Supply Chain tốt. Vậy Quản lý chuỗi cung ứng thực chất là gì? Supply Chain Management – SCM là việc quản lý và điều phối quy trình từ nhiên liệu thô qua nhiều khâu trung gian thành sản phẩm hoàn thiện đến tay người tiêu dùng một cách hiệu quả và hợp lý nhất:

Ví dụ: Công ty A chuyên cung cấp mặt hàng gạo, SCM sẽ đảm nhận việc quản lý từ khâu nhập gạo từ những người nông dân cho đến bảo quản, vận chuyển gạo về nhà máy để xử lý sản phẩm. Sau đó tiếp tục phân phối gạo đến khách hàng cuối cùng. Trong thế giới hội nhập hiện nay, Chuỗi cung ứng có sức tác động lớn sẽ chiếm lĩnh thị trường và sự tín nhiệm của khách hàng, tạo nên giá trị cổ đông, mở rộng chiến lược và khả năng vươn xa cho doanh nghiệp, quyết định khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp so với đối thủ cùng ngành. Nhờ hệ thống chuỗi cung ứng hiện đại và quy mô, các doanh nghiệp đa quốc gia như Starbucks, Nestle đã đạt doanh thu ấn tượng, vượt xa các đối thủ tầm cỡ trong chuỗi coffee thế giới.

Mô hình cụ thể của SCM được chia làm 4 giai đoạn chính: Planning (hoạch định) – Procurement (thu mua) – Manufacturing (Sản xuất) – Distribution *(phân phối).

Planning (Hoạch định): bao gồm việc dự báo lượng cầu thị trường -> Định giá sản phẩm -> Quản lý lưu kho.
Procurement (thu mua): Đi tìm và lựa chọn ra nhà sản xuất phù hợp để làm nhà cung cấp nguồn.
Manufacturing (Sản xuất): Là khâu thực hiện những hoạt động xử lý, chế biến, đóng gói,… sản phẩm
Distribution (phân phối – Logistic): Đây được xem là hoạt động quan trọng để sản phẩm từ NSX về đến khách hàng.

Vậy cụ thể từng ngạch trong SCM là như thế nào chúng ta hãy cùng khám phá vào mỗi giai đoạn!

Insight Planning

Hoạch định là một khâu đóng vai trò quan trọng để quyết định tính chiến lược của SCM. Nếu có một kế hoạch tốt, việc quản lý dòng chảy sản phẩm cho đến giải quyết rủi ro cũng dễ dàng hơn, từ đó tối ưu hóa quá trình cung ứng của doanh nghiệp, giảm thiểu tối đa những chi phí phát sinh không đáng có. Planning bao gồm: Dự báo lượng cung/cầu – Kế hoạch sản xuất – Kế hoạch Sales và vận hành (Sale & Operation).

Chúng ta hãy cùng áp dụng chúng vào Supply Chain Planner của Công ty A chuyên bán gạo.

Dự báo lượng cung/cầu (Supply – Demand Planning): 1 Supply Chain Planner của Công ty A sẽ tham gia vào việc quyết định lượng gạo cần cung cấp dựa trên số lượng cầu thị trường từ team Sales, Marketing. Anh ta sẽ phối hợp với phòng Tài chính để cân bằng lượng cung cầu sao cho đáp ứng được mục tiêu tài chính và dịch vụ của doanh nghiệp.
Kế hoạch sản xuất (Production planning): Planner này cũng đồng thời lên kế hoạch phân bổ nguồn lực của nhân viên, nguyên vật liệu sản xuất gạo và năng lực sản xuất (định giá gạo, quản lý lưu kho,…). Vì vậy, bạn cũng có thể gặp họ trong nhà máy nơi phối hợp với các nhân viên sản xuất gạo.
Kế hoạch Sales và vận hành (S&OP): Planner này cũng sẽ tham gia việc quản lý kinh doanh tích hợp hàng tháng tập trung vào các động lực chính của chuỗi cung ứng, bao gồm bán hàng, tiếp thị, quản lý nhu cầu, sản xuất, quản lý hàng tồn kho và giới thiệu sản phẩm mới. Vì vậy, anh ta cũng xuất hiện trong các phòng ban Sale, Marketing để thực hiện những kế hoạch vận hành trong sản xuất gạo.

Như chúng ta đã thấy, Supply Chain Planner tham gia hầu hết vào các địa hạt của công ty, từ Marketing tới Sale và Finance. Làm việc không chỉ với những con số mà cả con người, điều đó đòi hỏi anh ta cần phát triển và tận dụng tốt những kỹ năng mềm và kỹ năng cứng của bản thân.

Kỹ năng mềm: Từ việc viết lách lập kế hoạch; nói chuyện và xây dựng mối quan hệ với khách hàng cho tới trao đổi thông tin công việc với các phòng ban khác. Kỹ năng giao tiếp là lợi thế rất tốt để công việc trở nên trôi chảy hơn. Bên cạnh đó khả năng làm việc nhóm, chịu được áp lực cao và chủ động cũng là những yếu tố cần thiết để bạn trở thành một Planner ưu tú.
Kỹ năng cứng: Phân tích dữ liệu là một phần quan trọng không thể thiếu của bất kỳ Planner nào để có thể đưa ra những bản dự báo nhu cầu chính xác hay những bản kế hoạch sản xuất hoàn hảo. Vì vậy đòi hỏi bạn cũng cần có 1 cảm quan tốt về số và toán, đảm nhận lượng dữ liệu hàng hóa khổng lồ từ công ty sẽ không còn khó khăn nếu bạn thành thạo những phần mềm hỗ trợ, ví dụ như SAP hay ERP systems. Có khả năng sử dụng thành thạo những công cụ văn phòng của Microsoft như Excel, Words và Outlook cũng được xem là một điều cơ bản của một Supply Chain Planner điển hình.

*Những kĩ năng cần thiết của một Supply Chain Planner*

Procurement – chìa khóa quan trọng trong Supply chain management:

Sau khi lập kế hoạch cho chuỗi cung ứng, doanh nghiệp bắt tay vào việc chọn nguồn cung (nguyên liệu) từ những nhà cung cấp khác nhau sao cho đảm bảo được tiêu chuẩn hoàn hảo cho doanh nghiệp của mình. Procurement cũng là chiếc chìa khóa quan trọng trong việc phát triển doanh nghiệp, vì nếu việc chọn được nguồn cung tốt doanh nghiệp có thể đảm bảo chất lượng sản phẩm của mình, đồng thời tối ưu hóa các khâu trung gian, vấn đề tài chính,…Ví dụ như đội Procurement của Công ty A chuyên bán gạo, họ sẽ đi tìm và thu mua gạo từ những người nông dân với giá cả hợp lý nhất. Procurement trải qua 4 giai đoạn: Giai đoạn khảo sát; Giai đoạn lựa chọn; Giai đoạn đàm phán và ký kết hợp đồng; Giai đoạn thử nghiệm

Vậy cụ thể công việc của phòng Procurement như thế nào, chúng ta hãy cùng theo dõi các giai đoạn của công ty A chuyên bán gạo ở ví dụ trên.

Giai đoạn khảo sát: Thu thập thông tin về các nhà cung cấp. Nhân viên khảo sát sẽ tiến hành những công việc sau đây:

Xem lại hồ sơ lưu trữ về các nhà cung cấp gạo (nếu có)
Các thông tin trên internet, báo chí,… và các cuộc điều tra nguồn cung cấp gạo
Phỏng vấn các nhà cung cấp, người sử dụng vật tư, các chuyên gia.
Giai đoạn lựa chọn: trên cơ sở những thông tin thu thập được, anh ta cũng thực hiện:

Xử lý, phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm của từng nhà cung cấp gạo.
So sánh với tiêu chuẩn đặt ra, trên cơ sở đó lập danh sách những nhà cung cấp gạo đạt yêu cầu.
Đến thăm các nhà cung cấp, thẩm định lại những thông tin thu thập được.
Chọn nhà cung cấp gạo chính thức
Giai đoạn đàm phán, ký kết hợp đồng: trong giai đoạn này nhân viên thu mua phải thực hiện nhiều bước có mối quan hệ mật thiết với nhau. Bước trước làm nền cho bước sau. Cụ thể gồm các giai đoạn:
Chuẩn bị -> tiếp xúc -> đàm phán -> kết thúc đàm phán – ký kết hợp đồng cung ứng -> rút kinh nghiệm
Giai đoạn thử nghiệm: sau khi hợp đồng cung ứng được ký kết, cần tổ chức tốt khâu thực hiện hợp đồng. Trong quá trình này anh ta luôn theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp đã chọn.

Nếu đạt yêu cầu thì đặt quan hệ dài lâu.
Nếu thực sự không đạt yêu cầu thì chọn nhà cung cấp gạo khác.

Như vậy chúng ta thấy rằng Procurement là chiếc chìa khóa quan trọng trong Supply Chain Management. Nhân viên phòng thu mua luôn đặt sứ mệnh và vai trò của mình trong việc tìm được giá trị tối đa cho công ty thông qua việc thỏa thuận thời gian và chi phí với nhà cung cấp. Làm việc chủ yếu với con người, dòng chảy sản phẩm trong thế giới không ngừng phát triển đòi hỏi bạn nên chuẩn bị tốt những kỹ năng cần thiết như: Kỹ năng mua sắm truyền thống, khả năng giao tiếp và đàm phán, có hiểu biết về thị trường quốc tế, có sáng tạo và luôn đổi mới.

Kỹ năng mua sắm truyền thống: Chẳng hạn như quản lý tài chính, quản lý hợp đồng, giảm chi phí và đàm phán cơ bản sẽ luôn là nền tảng cho quá trình thu mua.
Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Các mối quan hệ hiện tại với các đối tác (nhà cung cấp) ngày nay tương đối bình đẳng. Bạn và nhà cung cấp làm việc với nhau ngay từ khi bắt đầu đàm phán để chia sẻ thông tin, đào tạo, hỗ trợ, đầu vào kỹ thuật và ý tưởng để làm giảm tổng chi phí. Đồng thời bạn cũng cần phải làm việc chặt chẽ với khách hàng để đảm bảo nhu cầu của họ được đáp ứng và tối ưu hóa quá trình này.
Am hiểu về thị trường quốc tế, sáng tạo và đổi mới sẽ mở ra rất nhiều cơ hội để tối ưu hóa công việc thu mua, xây dựng hệ thống những nguồn cung mới với giá cả hợp lý sẽ là đòn bẩy để Procurement trở nên hiệu quả hơn.

Qua 2 giai đoạn Planning và Procurement, hy vọng bài đọc đã phần nào cung cấp cho bạn đọc những kiến thức bổ ích về những ngạch trong Supply Chain Management. Cùng đón chờ bài viết tiếp theo – Giải mã Manufacturing và Distribution trong Khám phá các ngạch của Supply Chain Management – (P2) nhé.

Các bạn có thể đón đọc các bài viết cùng chủ đề tại đây:

Khám phá các ngạch của Supply Chain Management P2

Các mô hình phổ biến trong Supply chain – Bạn đã biết P1

Các mô hình phổ biến trong Supply Chain – Bạn đã biết P2