Phỏng vấn Management Trainee SPVB: The Journey to Supply Chain

Trong sự phát triển của thời đại mới, Supply Chain nổi lên là một điểm đến mơ ước đối với tất cả sinh viên. Đáp ứng nhu cầu rất lớn của sinh về về tìm hiểu về Supply Chain, HRC đã thực hiện một cuộc phỏng vấn với anh Hoàng Lê Trung Kiên, Management Trainee tại Suntory Pepsico, nhà vô địch cuộc thi Ứng Viên Tài Năng 2019 chuyên ngành Supply Chain. Hãy cùng lắng nghe những chia sẻ của anh về Supply Chain nhé!

Chào anh Kiên ạ, anh có thể giới thiệu với độc giả đôi nét về vị trí công việc hiện tại cũng như cuộc sống hàng ngày của anh không ạ?

Hiên anh đang làm Management Trainee ở phòng Procurement ở Suntory Pepsico. Mô hình ở Pepsi là rotation nên anh có nhiều thời gian làm ở các phòng ban khác. Trước đó anh có 4 tháng đi thị trường ở Sales và hiện tại thì anh đang ở phòng Finance and Planning. Đó đều là những đối tác quan trọng của phòng chính của anh. Tụi anh sẽ được trực tiếp xây dựng mối quan hệ, tham gia vào quá trình chạy dự án, làm việc với góc nhìn của họ, những stakeholder quan trọng của bọn anh. Từ đó ra được việc họ kì vọng như thế nào về phía phòng Procurement. Sắp tới anh sẽ còn tiếp tục được rotate sang những vị trí khác nữa. Điều công ty muốn đạt được qua việc này để hướng đến sau này chất lượng làm việc của em có hiệu quả: em biết được khi em gặp vấn đề này, em có nhu cầu này em cần tìm ai, tìm thế nào cho đúng người đúng việc.

Một ngày bình thường của anh cũng sẽ lên công ty, tiếp tục hoàn thiện công việc của phòng ban mình đang làm việc. Ngoài ra anh còn giữ các liên hệ với các anh chị ở phòng Procurement nữa vì cuối cùng thì mình cũng sẽ quay lại đó để làm việc trực tiếp. Anh vẫn họp team đều đặn thứ 3 hàng tuần, cũng tham gia vào những training phòng ban. Công việc hiện tại của anh thì không trực tiếp liên quan đến Supply Chain, anh đang học thêm kiến thức, công việc khác. Để vẫn ghi nhớ được bài thì anh vẫn tiếp tục tự học và ngoài ra thì anh cũng có mở 1 lớp dạy thêm tại nhà về Supply Chain nữa, mục đích của việc này còn là để thúc ép anh không được lười biếng.

Cụ thể vị trí phòng Procurement của anh sẽ nằm ở đâu trong bức tranh tổng quan của Supply Chain vậy ạ? Anh có thể chia sẻ thêm cho em về bức tranh tổng quan của Supply Chain không ạ?

Anh sẽ sử dụng SCOR Model, mô hình liên đến hoạt động của Supply Chain, để miêu tả cụ thể phần này nhé: Nó sẽ bắt đầu từ plan, source, make, đến delivery và cuối cùng là return. Các phase trên thường cũng sẽ ứng với các phòng ban luôn.

Với Phase Planning sẽ được chia làm 2 phòng ban nhỏ: demand planning và supply planning. 

Phòng Demand planning thì sẽ làm việc với phòng Marketing và phòng Sales, tức là làm việc với thị trường, từ đó đưa ra những forecast về thị trường. Với những công ty FMCG sản xuất theo dự trữ thì việc làm plan rất quan trọng. Sau khi có được cái demand plan rồi thì em sẽ đưa nó qua cho phòng Supply.

Phòng Supply planning sẽ làm việc liên quan đến line category hoặc capacity của công ty. Phòng này sẽ quyết định xem raw materials của công ty đến thời điểm nào cũng như capacity công ty sẽ được phân bổ như thế nào. 

Phòng demand sẽ làm việc theo category sản phẩm còn phòng Supply Chain làm plan theo theo line, theo capacity của công ty.

Sau khi có được thông tin đó rồi thì sẽ đưa thông tin đó cho phòng Procurement, tương ứng với Phase Source. Phòng plan sẽ lên kế hoạch để sử dụng materials, nhưng người đưa raw materials đó về thì đó là công việc của phòng Procurement.

Trong phòng của anh, có 3 mục tiêu quan trọng cần phải đạt được:

• ổn định nguồn cung (mục tiêu quan trọng nhất)
• Đảm bảo chất lượng
• Tối ưu hóa giá cả

Còn một số mục tiêu khác khác như dịch vụ khách hàng nhưng 3 cái trên vẫn là 3 cái quan trọng nhất. 

Phòng anh sẽ phụ trách 2 loại materials chính: Direct raw material và Indirect raw material. 

Indirect là những hàng hóa mà không trực tiếp tham gia vào quá trình tạo ra sản phẩm, nhưng nếu không có nó thì sẽ không thể tạo ra được sản phẩm (gián tiếp). Ví dụ như máy móc thiết bị sản xuất, dịch vụ logistics, các dịch vụ Marketing để tạo ra những chiến lược Marketing tiếp cận khác hàng hay là một số cái khác liên quan đến đời sống vận hành của công ty nữa.

Direct là nhóm mà trực tiếp tham gia để tạo ra sản phẩm cuối cùng của công ty có thể đó là những cái packaging hay là raw materials.

Công việc cụ thể ở phòng ban anh sẽ được chia theo category, đối tượng stakeholders mà bọn anh làm việc cùng như: phòng Logistics, phòng Finance hay phòng planning.

Tương ứng với Phase Make sẽ là phòng Production, phòng này sẽ tham gia trực tiếp và quy trình sản xuất cũng như đảm bảo chất lượng đầu ra của sản phẩm trong sản xuất. 

Một số công việc đặc thù của bộ phần này sẽ bao gồm: QA QC, EHS, nhân viên chạy máy, Project innovation hoặc Project excellent. Những bạn học Bách Khoa hay học về khối ngành sản xuất sẽ thường làm việc ở trong mảng này.

Tiếp theo là đến Logistics, phòng này sẽ tương ứng với Phase Deliver.

Logistics có thể chia làm 3 mảng nhỏ: Transportation, warehousing và Freight forwarding

Transportation: cách để thiết kế mạng lưới vận chuyển hàng như thế nào, sử dụng bao nhiêu phương tiện trên con đường đó.

Warehousing: gồm 2 phần nhỏ là quản lí warehouse (kho bãi) và DC (distribution centre) 

Freight forwarding: thứ được trường đại học Ngoại thương dạy rất kĩ trong chương trình Kinh tế đối ngoại. Nó sẽ bao gồm có các thủ tục xuất nhập khẩu, mua bảo hiểm, giải quyết những chứng từ vv… Cụ thể công việc ở mảng này, thứ cực kì thân thuộc với các bạn sinh viên Ngoại thương, thường sẽ là nhân viên chứng từ, nhân viên hiện trường, vv…

Cuối cùng là Return. Mảng này thường sẽ được gom vào trong phòng logistics luôn, và đôi lúc có thể có sự gia nhập của các phòng ban khác nữa, tùy theo mục đích của việc return là gì.

Theo anh, tại sao mọi người lại hay nhầm lẫn về ranh giới giữa Logistics và Supply Chain? Điểm khác biệt giữa 2 mảng này sẽ là gì?

Một người chị của anh nói với anh rằng, đừng tranh cãi với nhau về definition mà nên cùng nhau hiểu về cái concept riêng của từng khái niệm. Ví dụ với Việt Nam thì purchasing và procurement là 2 khái niệm hoàn toàn khác nhau nhưng mọi người vẫn cứ hay nhầm lẫn với nhau. 

Đối với logistics, tại sao lại có sự nhầm lẫn và tranh cãi với nhau nhiều như vậy về phạm vi của Logistics và Supply Chain thì thầy anh có từng giải thích cho anh là vì tính lịch sử trong dòng chảy phát triển của Supply Chain tại Việt Nam. Tại Việt Nam thì sự phát triển của cảng biển, các hoạt động xuất nhập khẩu kèm theo là các hoạt động liên quan đến Freight forwarding nên mọi người thường sẽ nghĩ là Logistics sẽ là cái to hơn, bao lấy Supply Chain.

Thời gian sau, trong quá trình hội nhập, phát triển và tiếp xúc với những tài liệu nước ngoài thì chúng ta có cái nhìn tổng quan hơn và Supply Chain sẽ là cái to hơn, bao lấy Logistics.

Supply Chain quan tâm đến cả quá trình vận chuyển (transformation) còn Logistics thì sẽ chỉ tập trung vào việc hoàn thành, đưa được hàng hóa đến với những điểm mua hàng. Logistics sẽ phụ trách 2 phần information và documents, còn Supply Chain sẽ còn phụ trách thêm cả mảng tài chính nữa.

Ví dụ để nói về khối công việc của Supply Chain về mảng tài chính: em cần phải có 1 đơn hàng chuyển về gấp (không đi theo đường bình thường) -> chi phí logistics sẽ tăng nhưng tổng chi phí sẽ giảm (giảm thiểu các chi phí thiệt hại nếu hàng không về nhanh được). Hay một ví dụ khác về việc kéo raw materials về kho. Với các công ty sản xuất, FMCG thì production là một khâu vô cùng quan trọng, thì lấy ví dụ về dịch Covid vừa rồi, các công ty thường sẽ có xu hướng tích chữ các raw materials quan trọng trong kho của mình. Việc này tuy có làm tăng tổng chi phí về kho bãi lên nhưng nó sẽ giúp đảm bảo duy trì ổn định việc sản xuất của công ty. 

Em được biết trước đó anh đã có 1 thời gian theo đuổi MKT, lí do gì đã khiến anh quyết định chuyển hướng sang Supply Chain?

Anh cũng không có lí do cụ thể nào cho việc chuyển đổi ngành nghề này cả. Một sáng thức dậy và cảm thấy anh không còn gì hứng thú để học nữa, anh không còn cảm thấy hào hứng với việc nhận thêm deadlines liên quan đến MKT nữa. Bản thân anh là 1 learner, anh rất thích học và tiếp nhận kiến thức nên khi đó anh cảm thấy anh không còn có động lực để tiếp tục cuộc hành trình với MKT nữa nên quyết định dừng lại. Anh không hẳn là không còn thích MKT nữa, anh vẫn theo dõi các cuộc thi và các chiến dịch về MKT, vẫn “wow” trước những ý tưởng xuất sắc. Chỉ khác là giờ anh hài lòng với vai trò của 1 khán giả bình thường thôi.

Sau đó thì anh cũng không nghĩ nhiều về việc chọn Logistics hay Supply Chain, anh dựa theo ngành học của trường để chọn Supply Chain. Hồi đó anh học Kinh tế Đối ngoại ở trường đại học Ngoại thương và cũng như đa phần các bạn khác, anh cũng không biết Kinh tế Đối ngoại là gì. Mọi người thường chọn học ngành Kinh tế Đối ngoại không phải vì xác định muốn làm Freight Forwarding ngay từ đầu mà là vì điểm của trường cao. Nên anh nghĩ sao không thử tìm hiểu từ chính ngành mình đang học trước, và thế là anh bắt đầu với Supply Chain.

Cá nhân anh không cảm thấy tiếc thời gian anh theo đuổi MKT vì anh cũng hiểu được tầm nhìn của MKT như thế nào, có thể thì sau này anh cũng sẽ trực tiếp đi mua hàng cho phòng MKT chẳng hạn. Tuy thời gian đó không trực tiếp giúp ích cho công việc hiện tại của anh nhưng nó hoàn toàn không vô ích.

Anh có thể kể tóm tắt về hành trình theo đuổi Supply Chain của anh sau đó được không ạ?

Hồi đầu, anh đi học 2,4,6 còn 3,5,7 thì đi làm cho công ty Yusen của Nhật, làm vị trí Operation (làm về hiện trường). Công việc của anh liên quan đến làm chứng từ, thủ tục hải quan. Hồi đấy cũng cảm thấy có 1 số mảng công việc trong ngành không làm anh thấy vui lắm. 

Sau thấy Warehouse cũng có vẻ thú vị, ví dụ như tại sao Warehouse của Tiki lại khác với của Tân Cảng? Nên là anh quyết định thử sức với Warehouse.

Anh đăng bài tìm việc trên Linkedin và gọi điện trực tiếp đến các công ty. Một số công ty mà anh có thử apply như kuehne+Nagel, Lazada, Ninjavan đều rất tốt nhưng mà do vướng mắc về thời gian hoặc địa điểm nên anh không chọn. Sau đó thì anh đến phỏng vấn ở Schenker và pass, thời gian làm việc ở đây khá hợp với 1 sinh viên như anh hồi đó khi mô hình ở đây là làm việc theo ca nên anh vẫn đi học trên trường được.

Rồi sau đó thì anh chuyển tiếp qua làm việc tại SPVB và làm việc tại đây cũng được 3 quý rồi. Đến với cuộc thi Management Trainee của Pepsi thì anh vẫn đăng kí thi mảng warehouse trong Logistics. Sau đó phỏng vấn xong hết rồi thì Head của Function Procurement thấy anh hợp với Procurement hơn, nên anh quyết định chuyển từ làm warehouse sang làm ở phòng Procurement.

Để tích lũy 1 lượng kiến thức lớn và đi 1 hành trình dài như thế, chắc hẳn anh cũng có 1 quá trình tự học rất chăm chỉ. Anh có gặp khó khăn gì trong hành trình tự học đó không ạ?

Anh không gặp quá nhiều khó khăn trên con đường tự học. Tuy cũng nhiều lần bị shock bởi công việc, chất lượng công việc không tốt nhưng cuối cùng thì cũng không có gì quá khó khăn. Trên hành trình anh đi, anh được gặp và được giúp đỡ bởi rất nhiều anh chị. Từ những anh chị anh quen đến những anh chị trong Vilas, anh chị trong UVTN 2019, sếp của anh nữa đều giúp đỡ anh rất nhiều trong quá trình anh học tập. 

Anh cảm thấy khi mình tìm được cái mình thích thì mình sẽ phát triển cực kì nhanh. Tự nhìn lại bản thân so với thời điểm thi UVTN 2019, anh thấy đã phát triển rất nhiều và có rất nhiều điểm khác biệt chỉ trong 1 năm vừa qua.

Nên là nếu cảm thấy thích cái gì thì hãy cứ thử sức đâm đầu vào làm luôn. Dù em đọc hay nghe về 1 cái gì thì đó cũng đều xuất phát từ góc nhìn của người khác, có thể như anh – 1 người rất thích Supply Chain, nói về Supply Chain sẽ khiến em thấy ngành này thật tuyệt vời dù có thể là khi em tiếp cận thì em sẽ không cảm thấy thực sự như vậy và em sẽ gặp những khó khăn của riêng em.

Anh có thể đề xuất phương pháp mà anh đã tự học cũng như một số cách để các bạn sinh viên có thể tiếp cận với một công việc mà các bạn mong muốn trong Supply Chain không ạ?

Đầu tiên có thể bắt đầu từ việc đọc sách để có được cái nhìn toàn cảnh. Với Supply Chain thì em có thể bắt đầu với 2 cuốn: Introduction to Materials Management và Supply Chain Management. Đầu tiên là xác định bức tranh toàn cảnh về ngành, sau đó nếu em cảm thấy hơi hơi thích 1 mảng nào đó trong ngành thì hãy cứ đâm đầu vào làm, nhảy ngang nhảy dọc thôi em ạ. 

Ngoài ra còn có thể tham gia những hội thảo, workshop để bổ sung thêm kiến thức nữa. Anh hồi đó cũng có mày mò một số khóa học trên Coursera rồi cũng tìm hiểu thêm được khá nhiều kiến thức mới. Chỉ cần nhớ cần phải xác định được mình muốn gì thôi là được. 

Anh cũng có thấy 1 số bạn hiện tại hay xin vào làm ở bộ phận R&D ở các trung tâm dạy nghề để có thể tham gia những khóa học và nâng cao kiến thức vì cũng sẽ khó để kiếm được 1 công việc fulltime vào năm 2 và năm 3.

Sau đó thì em có thể xin đi Intern, đi các khóa học Exchange để trực tiếp trải nghiệm công việc này ngoài đời nó ra sao. Anh nghĩ rằng mọi người nên dành thời gian để trải nghiệm môi trường làm việc thực tế nhiều nhất có thể. Từ kinh nghiệm đi thi MT của anh thì hầu như ai cũng đã có kinh nghiệm đi làm rất nhiều rồi, anh cảm giác anh có thể bị ngợp với kiến thức của những bạn thi của anh. Việc đi thực tập sẽ là 1 cách gần gũi hơn so với việc đọc sách.

Đối với các bạn sinh viên đang có mong muốn theo đuổi Supply Chain, anh có điều gì muốn nhắn nhủ không ạ?

Anh nghĩ điều quan trọng nhất vẫn là hãy dám thử thách bản thân. Cứ bắt đầu thử đi rồi nếu không hợp thì vẫn có thể tìm cơ hội khác. Chỉ là trước khi định từ bỏ thì hãy suy nghĩ thật kĩ xem mình đã thật sự cố gắng hết sức chưa. Hãy cố gắng open mindset nhất có thể, đừng ép mình đi theo 1 lối mòn nào cả mà hãy tự đi con đường em cảm thấy phù hợp nhất.

Cảm ơn anh Kiên về những chia sẻ đầy bổ ích của anh ạ, chúc anh đạt được nhiều thành công trong cuộc sống!