Công việc của một thực tập sinh

Tùy vào từng vị trí mà công việc thực tập của bạn sẽ khác nhau. Tuy nhiên tôi sẽ cố gắng giúp các bạn hình dung công việc của một thực tập sinh là thế nào một cách chung nhất bằng cách tổng hợp những công việc mà các bạn sẽ phải làm ít nhất một lần trong quá trình thực tập của mình.

1. “Chân sai vặt”:

Khi bạn lúng túng chưa biết mình mong muốn hay nên làm gì thì rất có thể “chân sai vặt” sẽ là nhiệm vụ cố định của bạn trong suốt kì thực tập. Nhưng tất nhiên bạn không muốn bao công sức xin thực tập và thời gian 3-6 tháng quý báu của mình biến thành kì thực hành “nữ công gia chánh” nấu nước pha trà hay photo, chuyển tài liệu ngày này qua ngày khác. Để tránh hiện thực đáng buồn này, bạn hãy:

• Tìm hiểu kỹ nội dung công việc, chuẩn bị những kĩ năng cần thiết;
• Chủ động đề nghị được làm. Ví dụ: “Anh/ chị ơi, em biết cách soạn thảo văn bản và kĩ năng sử dụng Word rất tốt, anh/ chị có công việc hành chính nào muốn giúp không ạ?”. Kiên trì với lời đề nghị ấy và sau 3-5 lần thử, bạn sẽ có được làm công việc mình mong muốn;
• Hoàn thành công việc một cách tốt nhất bạn có thể và yêu cầu feedback từ người giao việc cho bạn;
• Không ngừng hoàn thiện và học hỏi.

Nếu bạn đã có dự án, công việc rõ ràng, có người hướng dẫn chi tiết thì cũng phải chú ý:

• Lập một kế hoạch cụ thể việc cần làm;
• Đưa cho người hướng dẫn bản kế hoạch ấy để họ góp ý đồng thời chủ động sắp xếp thời gian để giúp đỡ bạn.

2. Sắp xếp hồ sơ:

Có thể bạn cho rằng công việc này chẳng liên quan gì đến chuyên ngành của mình nhưng chẳng phải nó vẫn tốt hơn rất nhiều vị trí “chân sai vặt” ở trên phải không. Tuy nhiên, nếu bạn để ý kĩ thì bạn vẫn có thể học được rất nhiều điều hay ho từ công việc tưởng chừng nhàm chán này. Nếu bạn xin thực tập ở phòng Nhân sự và được giao nhiệm vụ sắp xếp hồ sơ (bao gồm Hồ sơ lao động, Bảo hiểm lao động, Hợp đồng lao động,…) thì chỉ cần một chút nhạy bén và khả năng tổng hợp, bạn đã có thể xây dựng một bộ biểu mẫu hoàn chỉnh về Bảo hiểm đấy.

Một số gợi ý phương pháp sắp xếp hồ sơ cho bạn:

• Theo bảng chữ cái alphabet (nếu tài liệu bao gồm tên khách hàng hay tên công ty đối tác,…)
• Theo thời gian (nếu là tài liệu liên quan đến sự kiện,…);
• Theo tính chất (nếu tài liệu bao gồm nhiều văn bản về hợp đồng, báo cáo,… khác nhau).

3. Xin số liệu (để viết báo cáo):

Có thể đây không là một trong những nhiệm vụ bạn được công ty giao nhưng sẽ là cái chắc chắn bạn phải có nếu muốn hoàn thành đợt thực tập của mình. Việc xin số liệu – vốn là tài liệu mật của công ty chưa bao giờ là một điều dễ dàng, nhưng nếu biết cách thì bạn vẫn có thể làm được:

• Chuẩn bị nội dung báo cáo trước, hay là viết báo cáo theo tiến độ thực tập;
• Tổng hợp những phần cần điền số liệu;
• Gửi cả nội dung báo cáo và bản tổng hợp số liệu trên cho người hướng dẫn của bạn.

Làm tuần tự những bước trên không chỉ giúp bạn có được số liệu bạn cần mà biết đâu bạn sẽ nhận được lời góp ý của người hướng dẫn về nội dung báo cáo, mà cụ thể là họ sẽ chỉ ra những thông tin sai sót và thêm vào những thông tin hữu ích thì sao.

Nhớ rằng, khi đi thực tập thì không có việc gì là vô ích. Những công việc nhỏ tưởng chừng chẳng giúp bạn nâng cao trình độ chuyên môn hóa ra lại luyện cho bạn sự nhẫn nại, khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng mà vẫn mang lại hiệu quả cao. Học được những điều này hay không hoàn toàn tùy thuộc vào thái độ của bạn. Vậy nên hãy cố gắng chỉn chu ngay từ những công việc nhỏ nhất thế này để có thể tạo được ấn tượng tốt và sự tin tưởng từ những anh chị đồng nghiệp xung quanh. Một khi đã có được sự tin tưởng từ họ thì khả năng bạn được tham gia vào những dự án lớn  khi đang thực tập sẽ chẳng còn là điều xa vời đâu!